～電話やFAXからの卒業～

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前回のマガジンでは、「電話やFAXがいかに非効率なコミュニケーション手段か」を解説しました。

ーー介護現場の課題：電話やFAXが奪う貴重な時間ーー

「長時間の電話対応」や「記録漏れ」など、介護医療福祉の現場での課題を改めて感じた方も多かったのではないでしょうか？

今回のテーマは、その解決策としての 「テキストコミュニケーション」。

「じゃあ、電話やFAXをやめるとどう変わるの？」という疑問にお答えし、具体的なメリットや活用方法をお届けします！

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1. テキストコミュニケーションがもたらす7つのメリット

① 記録が自動で残る

チャットやメールは、やり取りがそのまま記録として残るため、後から内容を簡単に確認できます。
これにより、「あの時、何を話したっけ？」という問題や、メモの紛失といったトラブルを防げます。

例: ケアマネジャーとヘルパー事業所間の報告がテキストで共有されていれば、過去の記録を簡単に確認でき、支援経過記録にもスムーズに反映できます。

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② 相手にメモを取らせる必要がない

電話では、受け手が会話を聞きながらメモを取る手間が発生しますが、テキストならその必要がありません。
送信された内容はそのまま確認でき、必要に応じてコピー＆ペーストで記録に活用することも可能です。

例: デイサービスからの報告がテキスト化されていれば、「肩の痛み」「経過観察」などの情報を、そのまま記録に反映できます。

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③ 非同期でコミュニケーション可能

電話はリアルタイム対応が必須ですが、テキストは非同期でのやり取りが可能です。
相手が忙しい時間帯でもメッセージを送信しておけるため、「空いたタイミングで確認・返信」 ができます。

介護現場の例:
訪問スケジュールや急な予定変更をテキストで共有すれば、勤務終了間際の電話対応も減らせます。

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④ 検索機能で情報を瞬時に探せる

FAXや紙のメモでは、情報を探す手間がかかりますが、テキストツールならキーワード検索で必要な情報を瞬時に見つけられます。
これにより、業務効率が大幅に向上し、過去のやり取りを探すストレスから解放されます。

例: 「〇年〇月の定例会議」と検索するだけで、その時のやり取りや資料をすぐに確認可能です。

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⑤ 一斉送信でチーム全員に共有

急なスケジュール変更や利用者の情報を、一斉送信機能で簡単にチーム全体に共有できます。
電話やFAXでは不可能なスピード感で、現場全体の情報共有がスムーズに進みます。

例: 利用者の身体状況の共有や、サービス変更の連絡をグループチャットで送ることで、全員がリアルタイムで把握できます。

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⑥ 画像やファイルを簡単に共有できる

テキストツールは画像やPDFなどのファイル添付機能を備えているため、電話やFAXでは難しい情報共有が可能です。
例: 利用者のリハビリの様子を撮影した写真や、医療記録のPDFをそのまま送信することで、現場での共有がスムーズになります。

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⑦ 時間の制約がない

電話は相手の都合に合わせる必要がありますが、テキストは時間の制約がありません。
勤務時間外や忙しい時間帯でも送信しておけば、相手が都合の良い時に確認・対応できます。

例: 夜間の報告や早朝のスケジュール変更など、リアルタイム対応が必要ない場合に大きな効果を発揮します。

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まとめ

テキストコミュニケーションは、記録や共有が簡単で、相手の時間を奪わない効率的な働き方を実現します。

電話やFAXに比べ、情報管理の負担が軽減されるだけでなく、ストレスのないスムーズな業務運営が可能です。

まずは、できることから取り入れてみてはいかがでしょうか？

2. テキストツール導入の第一歩

「いきなり全部を変えるのは難しい…」と感じる方はテスト的に始めてください。

それでも、どのように始めたら良いか迷ってしまう方のために、具体的な導入について提案します。

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① 1週間に1つ、電話でのやり取りをテキストに切り替える

まずは、全てを変えようとせずに、1週間に1回だけ、電話でのやり取りをテキストに切り替えてみましょう。

例えば、以下のようなケースから始めるのがおすすめです。

• 訪問スケジュールの調整
• 利用者の状態報告
• 簡単な確認事項

これだけでも、少しずつテキストツールに慣れ、効率の良さを実感できるはずです。

上記であげた3つは、あとで確認することがある項目です。

相手にメモを取らせるのではなく、チャットを送ることで「報告・メモ」の二つの目的が達成できます。

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② 無料のチャットツールを試してみる

LINE WORKSやチャットワークなど、無料で使えるテキストツールを活用してみましょう。

最初は、操作が簡単なツールを選び、少人数のグループ（例：同じチーム内）で試すのがおすすめです。

導入時のポイント：

• 試験期間を設ける
  まずは社内で1ヶ月程度の試験運用を行い、使いやすさや問題点を確認しましょう。
  
• 利用目的を限定する
  報告業務やスケジュール共有など、特定の用途に絞ることで導入がスムーズになります。
  
• サポートを活用する
  ツールの公式ガイドやカスタマーサポートを利用して、設定や使い方を確認しましょう。

おすすめのツールはなんといっても「LINE WORKS」です。

LINEは、日本のSNS利用者の中で93%のシェアを持ち、特に10代から60代までの幅広い年齢層で高い利用率を示しています。

LINE WORKSは、そのLINEと操作や画面がほぼ同じ。

他に比べて圧倒的に使いやすいツールです。

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③ 小さな成功体験を積む

テキストツールの導入で得られた効率化の効果を、職場全体で共有しましょう。

「メッセージ送信だけでスムーズに業務が進んだ」「電話が減り、集中できる時間が増えた」といった成功体験を伝えることで、他のスタッフも導入に前向きになります。

また、デメリットも確認します。

ただし、デメリットの共有には注意が必要です。

はなから、導入を否定するデメリットを共有するのでは意味がありません。

テキストツールを導入するにあたり、フィードバックを意識したデメリットの共有を意識しましょう。

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まとめ

電話やFAXは長年親しまれたツールですが、現場における課題も少なくありません。
一方で、テキストコミュニケーションを活用することで、

• 記録が残る
• 相手の都合に合わせられる
• チーム全体での共有がスムーズになる

といった効率化を実現できます。

まずは、「1つの電話をテキストに変えてみる」といったアクションから始めてください。

テキストツールの活用が効率的な働き方となり、確実に無駄がなくなります。

感情と効率を切り分けて、合理的に働きましょう！